Le Facility ManagementSuivi et pilotage
Missions de suivi et de pilotage du Facility Management
Les missions de suivi et de pilotage du Facility Management sont des missions au long cours. Néanmoins, ces missions ne nécessitent pas forcément une présence continue. En effet la plupart des prestations liées au Facility Management peuvent, à l’instar de la maintenance technique, se regrouper en 2 familles :
- Le préventif basé sur l’anticipation et la planification,
- Le correctif basé sur la réaction face à un évènement.
Ces deux notions qui sont « historiquement » associée à la technique, peuvent tout aussi bien être appliquées aux prestations de services.
Tout comme cela a été éprouvé depuis des décennies dans la maintenance technique industrielle, FACT’FM s’attache à mettre en place un suivi rigoureux du préventif afin de ne réduire le correctif qu’à son strict minimum : les aléas, et ainsi mettre en place des procédures de gestion de ces aléas.
Importance du reporting périodique
L’outil essentiel de suivi et de pilotage est bien entendu le « reporting » ou rapport périodique. La volonté de FACT’FM est que cet outil soit exploité et donc exploitable.
Nous constatons encore beaucoup trop de rapports d’exploitation volumineux qui sont en fait un empilement de données, graphiques, de tableaux, etc…
Cela demande beaucoup de temps au(x) prestataire(s) pour la rédaction, temps qui n’est donc pas consacré à l’analyse.
Réduction du temps administratif
Le temps de chacun dans le cadre professionnel est trop précieux pour être passé en rédaction et mise en forme de documents imposants, ou en réunion plénières périodiques qui in fine s’enchainent très vite.
Optimisation du suivi et du pilotage
Dans ce domaine, l’objectif de FACT’FM est de ne mettre en place que le strict minimum des indicateurs nécessaires et suffisants au suivi et à la bonne qualité des prestations.
C’est pourquoi, lors de cette étape avec nos clients, nous préconisons un format tableau de bord plus synthétique.
Cela permet ainsi de réduire le temps passé au pilotage « administratif », néanmoins nécessaire, et donc de consacrer plus de temps au pilotage « opérationnel » qui est, ne l’oublions pas, la priorité et la raison d’être du Facility Management.
Actions complémentaires de suivi
Cela étant, la mission de suivi et de pilotage ne se limite pas à un point d’avancement périodique. D’autres actions sont à mener comme :
- le contrôle des prestations,
- le suivi des devis et factures,
- la réception des travaux et interventions.
Conclusion : une mission sur-mesure
En conclusion, la mission de suivi et de pilotage des prestations est toujours personnalisée elle ne peut être décrite plus précisément. Il s’agît véritablement d’une mission sur-mesure qui ne peut être généralisée.