Le Facility ManagementLe plan d'actions
L’origine du Facility Management : les Services / Moyens Généraux
La rédaction et la mise en œuvre d’un plan d’actions sont conditionnées « a minima » par la présence de préconisations et/ou de problématiques.
Ces dernières peuvent être formalisées suite à :
- Un rapport d’audit déjà existant,
- Une problématique avérée,
- Un audit rapide en début de mission.
FACT’FM aborde ses missions en mode projet.
Quels qu’en soient la taille et le niveau de détail, les plans d’actions réalisés par FACT’FM contiennent les éléments suivants :
- Un état de départ,
- Des actions ou tâches,
- Des acteurs et des moyens,
- Des durées ou des délais,
- Des points d’avancement, de mesure et de contrôle,
- Un état final.
Hormis l’état de départ et l’état final, les autres éléments d’un plan d’actions peuvent être adaptés au fur et à mesure de l’avancement de ce dernier.
En effet, contrairement aux missions d’audit dont le but est de prendre une « photo » d’une situation à un instant « t », un plan d’action, et donc sa mise en œuvre, doit pouvoir s’adapter à des changements de situation et/ou de contexte.
Par exemple, un impératif de production qui nécessite ponctuellement les ressources dédiées au plan d’actions.
Chaque modification devant être apportée au plan d’action sera présentée et argumentée au client pour validation.
Les actions ou tâches
Les actions constituent, comme leur nom l’indique, le fil directeur d’un plan d’actions. Chacune d’entre elles peut contenir une ou plusieurs tâches mais il est primordial que chaque action soit mesurée et contrôlée. Pour cette raison, lors de la création de la liste des actions, nous gardons en permanence à l’esprit qu’il faudra être en mesure de comparer la situation avant et après la réalisation d’une action.
Lors de la création, il est bien entendu nécessaire d’identifier les tâches et actions qui sont liées entre elles que ce soit pour des raisons de chronologie, de causalité ou tout simplement de disponibilité des diverses ressources.
D’une façon générale, la liste des actions doit être suffisamment précise pour permettre à chaque étape de la réalisation de :
- Mesurer l’efficacité de l’action,
- Corriger les éventuels écarts,
- Adapter les actions suivantes si nécessaire.
Ainsi, le résultat final du plan d’actions sera la somme des résultats individuels de chaque action.
Les acteurs et les moyens
Le but de FACT’FM au travers de ses missions, au-delà de passer d’un état de départ à un état final plus optimisé, est également d’installer cet état final dans la pérennité.
Pour cette raison, les ressources (humaines, matérielles et organisationnelles) dédiées par le client à la réalisation du plan d’actions doivent également être pérennes.
L’objectif de FACT’FM étant que les plans d’actions mis en place se poursuivent au-delà de sa mission.
Les durées ou les délais
Probablement les éléments les plus variables d’un plan d’actions. Mais variable ne veut pas dire « non maitrisable ». En effet, toute modification des actions, des acteurs ou des moyens peut avoir un impact sur les durées et les délais associés au plan d’actions. C’est la raison pour laquelle FACT’FM ne vient superposer ces éléments qu’après la définition des actions et des moyens, c’est à dire juste avant la mise en œuvre ne laissant ainsi la partie variable qu’aux stricts aléas.
Les points d’avancement, de mesure et de contrôle
Une fois définis tous les éléments ci-dessus, il est important de rappeler que la mission de conseil est avant tout de s’adapter.
Pour qu’un plan d’action soit réellement efficace, il doit obtenir plus que l’accord, mais l’adhésion des acteurs concernés.
Rappelons également que le périmètre de FACT’FM est le Facility Management, donc un secteur qui peut potentiellement impacter l’environnement de travail de toute personne présente dans un bâtiment.
Raisons pour lesquels il est nécessaire de réaliser des points d’étapes afin de mesurer périodiquement l’avancement et surtout l’assimilation progressive du plan d’actions au sein de l’entreprise cliente.
Ces points d’étapes ont plusieurs objectifs :
- Contrôler l’avancement du plan d’actions,
- Mesurer les écarts voire les points de blocage éventuels,
- Apporter les corrections nécessaires.
L’état final
Pour FACT’FM, les missions liées à un plan d’actions concernent principalement la création, la modification et l’optimisation des process, procédures voire des contrats liés au Facility Management.
Cela signifie concrètement modifier / adapter des habitudes de travail tant chez le personnel du client que celui de ses prestataires.
Or, chez FACT’FM nous sommes convaincus qu’il ne faut pas imposer un plan d’actions préformaté et figé.
Chaque plan d’actions que nous rédigeons et que nous mettons en œuvre est personnalisé pour chaque Client, non seulement au sens « Entreprise Cliente » mais également au personnel interne et externe en charge du Facility Management.
La mission de FACT’FM s’achève, non pas avec la remise d’un book de procédures, mais lorsque les personnes concernées ont fait leurs, des process et procédures proposés et appliqués.