Le Facility ManagementConsultations d'entreprises
Importance de l’adéquation entre besoin et budget dans le Facility Management
Toute prestation, et à fortiori dans le Facility Management, doit être réalisée dans un cadre contractuel. On s’accorde tous à dire que la première étape est la définition du besoin. C’est un fait. Mais on passe très souvent tout de suite à l’étape de la consultation des entreprises. Or, chez FACT’FM nous ajoutons une étape intermédiaire cruciale selon nous : l’adéquation entre le besoin et le budget.
Notre connaissance dans les métiers du Facility Management nous permets d’estimer le montant d’un contrat avant même d’approcher un ou plusieurs prestataires et ainsi d’apprécier sa juste valeur.
Par expérience, cette étape permet déjà de « clarifier » les futures échanges et de préparer sereinement les négociations. Il est primordial que toutes les parties aient la même interprétation du contrat pour assurer et fluidifier les futures relations contractuelles.
Dans l’ensemble des missions proposées par FACT’FM, il y a également tout le process de consultation des entreprises que ce soit des prestations de :
- Facility management global (Pilotage + multitechniques + multiservices),
- Multitechniques (Electricité Courants forts et Courants faibles, Chauffage Ventilation Climatisation, plomberie, second œuvre, etc…)
- Multiservices (accueil, sécurité, sureté, propreté, etc…),
- Mono technique,
- Mono service.
Les grandes étapes d’une consultation d’entreprises sont les suivantes :
- Rédaction du cahier des charges
- Consultation
- Analyse des réponses + préconisations
- Mise en place de l’exploitation du(des) nouveau(x) Prestataire(s)
Chacune de ces étapes se décompose comme suit.
Rédaction du Cahier des Charges
Rappelons ici que FACT’FM n’a pas vocation à imposer des modèles « tout faits » mais à répondre aux besoins spécifiques de chaque Client. La rédaction d’un cahier des charges par FACT’FM comporte les tâches suivantes :
- Recueil des besoins du client,
- Estimation des coûts correspondants,
- Mise en adéquation des besoins, des coûts et du budget,
- Validation du cahier des charges
Les étapes 2 et 3 sont très souvent mésestimées.
La valeur ajoutée de FACT’FM est de savoir conseiller son client de façon pragmatique et intègre mais sans complaisance.
La consultation
Une fois le cahier des charges validé, nous entrons dans l’étape de la consultation. Cette dernière se décline en 7 phases :
- Le règlement de consultation : ce document est nécessaire pour informer les futures entreprises consultées du planning et des modalités de la consultation. Il définit notamment la date et l’heure finale de remise des offres.
- L’appel à candidature : il consiste à cibler les entreprises qui souhaitent « réellement » répondre à la consultation.
- L’envoi du cahier des charges : ce dernier doit être envoyé simultanément aux entreprises consultées.
- Les visites : pour pouvoir « chiffrer » au mieux, la plupart des entreprises intervenantes ont besoin de voir in-situ les conditions réelles de réalisation du futur contrat.
- Les « ajustements » : lors de la rédaction des leurs offres et suite aux visites, il arrive que certains participants aient des questions complémentaires. Les questions ainsi que les réponses qui leur sont apportées, sont diffusées à l’ensemble des participants.
- La réception des offres : pour être équitable, une date ET une heure limite doivent être fixées pour la remise de toutes les offres des participants.
- Ouverture des offres : afin de lever toute ambiguïté, les offres doivent être ouvertes en présence de représentants du Client.
Analyse des offres et préconisations
La phase d’analyse des offres consiste à comparer chacune des offres au cahier des charges d’un point de vue technique, qualitatif et économique.
Dans certains cas, des options/propositions peuvent être autorisées dans les réponses.
Néanmoins celles-ci doivent être identifiées et isolées de la réponse au cahier des charges.
Une fois l’analyse réalisée, FACT’FM préconise un classement argumenté des participants au Client et assiste celui-ci dans le choix du lauréat.
Mise en place du contrat du ou des nouveau(x) prestataire(s)
La phase de mise en place d’un nouveau contrat est toujours une étape délicate. Il s’agît de confronter des besoins écrits à la réalité du quotidien avec des intervenants « humains ».
Pour cette raison, FACT’FM rédige des cahiers des charges qui sont d’ores et déjà des contrats. Ainsi, les participants ont en mains tous les éléments techniques, juridiques et financiers avant même le démarrage « opérationnel » du contrat.
Cette démarche permet donc de consacrer toutes les énergies sur les aspects humains de la mise en place.