Le Facility ManagementLes audits
L’importance de l’audit dans le conseil et l’acquisition immobilière
L’audit est l’une des missions les plus répandues dans le métier de Conseil. Il permet d’avoir une « photo » à l’instant « t » de la situation sur laquelle le client a besoin d’assistance. Il présente également l’avantage d’être un point de vue « extérieur », détaché de toute habitude ou passif interne.
Par ailleurs, dans le cadre spécifique d’une acquisition immobilière, FACT’FM peut intervenir au moment de la due diligence afin de réaliser les audits « physiques » et « documentaires », et trouver des pistes d’optimisations et de négociation.
Pour adapter ses missions à chaque besoin de nos clients, FACT’FM propose 4 familles d’audits qui peuvent être réalisés soit indépendamment soit dans le cadre d’un audit global.
Audit Technique
Un audit technique pourrait se décomposer suivant les tâches suivantes :
- Recensement des équipements,
- Constat visuel de l’état de fonctionnement et de la vétusté des équipements et installations,
- Préconisations pour des optimisations et/ou améliorations de fonctionnement.
Dans certains cas particuliers, des analyses spécifiques peuvent être réalisées :
- Analyses vibratoires,
- Mesures aérauliques,
- Enregistrements électriques,
- Thermographies,
- …
Livrable selon les besoins du Client
Le rapport d’audit contiendra :
- Une liste de ses équipements,
- Un état des lieux de ses équipements et installations,
- Un rapport d’audit des équipements et installations avec préconisations,
- Un rapport complet d’audit de bâtiment avec préconisations.
Cet audit a pour objectif de constater et de mesurer, s’il existe, l’écart entre les attendus du contrat de prestation et la réalisation « sur le terrain » de cette dernière.
Il se décompose généralement en 2 étapes :
- Analyse du ou des contrat(s) concerné(s),
- Comparatif in-situ avec la réalisation des prestations (techniques ou services).
Ce type d’audit a la particularité d’avoir une origine prépondérante : une insatisfaction client mais qui se décline en 2 sources de déclenchement :
- Soit directe : le client missionne directement l’audit,
- Soit indirecte : c’est le Prestataire qui déclenche l’audit pour justifier de la bonne réalisation de son contrat.
Livrable
Le rapport d’audit contiendra :
- Une analyse et une synthèse des contrats,
- La liste des écarts constatés en plus et en moins,
- Les préconisations pour remédier aux écarts.
L’audit organisationnel a pour objectif de déterminer le fonctionnement actuel du pilotage et de la réalisation opérationnelle du Facility Management.
Pour cela il s’appuie sur 4 axes :
- Le fonctionnement et les outils actuellement en place,
- Les ressources dédiées,
- Les méthodes / process existants,
- Le budget.
Dans la liste ci-dessus le budget a été placé volontairement en dernier pour la raison suivante : c’est carcan, certes nécessaire, mais qui bride, voire qui focalise, la réflexion.
Livrable
Le rapport d’audit contiendra :
- Une synthèse de la situation actuelle
- L’organisation cible pour un fonctionnement optimisé,
- Des préconisations pour atteindre l’organisation cible.
Bien que chacune des missions d’audit, quel que soit sont type, nécessitent intrinsèquement un audit des documents qui y sont liés, la mission d’audit documentaire peut être une mission à part entière.
Cette mission peut concerner notamment le recensement et l’analyse :
- Des contrats existants,
- Des documents réglementaires :
- Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP),
- Registre de sécurité,
- Plan de prévention (PDP),
- Contrôles réglementaires,
- Des documents techniques :
- Maintenance obligatoire,
- Plan de maintenance annuel
- Carnets de chaufferies,
- Carnet d’ascenseurs, monte-charge, etc…
- Plan de Gros Entretien et Renouvellement :
- Plan pluriannuel de Maintenance (biennales, triennales, quinquennales),
- Plan pluriannuel de Travaux
L’audit documentaire a pour objectif d’informer le Client sur l’état et la mise à jour de sa base documentaire.
Livrable
Le rapport d’audit contiendra :
- La liste des documents réglementaires et opérationnels nécessaires à la bonne connaissance et au pilotage du Facility Management
- Une analyse des écarts en la base documentaire actuelle et la base documentaire cible
- Préconisations pour compléter et tenir à jour la base de données.